" Eficiência Máxima "
Aqui, guia completo para você desenvolver atitudes certas para atingir a eficiência máxima e usufruir desta vantagem que irá mudar a sua vida.
Seja você um empresário, um executivo, um potencial empreendedor tanto faz. O caso é que para vencer no mundo dos negócios de hoje não bastam mais os predicados de tempos atrás – formação acadêmica, conhecimento técnico e experiência. Isso são pré-requisitos.
As empresas agora precisam que as pessoas sejam altamente eficientes. É essa qualidade que fará a diferença.
De acordo com consultores e especialistas, a eficiência máxima pode ser definida como a capacidade da pessoa de atingir o objetivo definido, mas não é só isso. Trata-se de usar da melhor maneira os recursos disponíveis – tempo, dinheiro, pessoas – para chegar a esse objetivo. Não interessa mais o “resultado á qualquer custo”.
Durante muito tempo, as empresas queriam bons resultados, não importava “como”. Nessa fase, bastava os profissionais trazerem o resultado positivo.
Mas os tempos mudaram. Como todo mundo sabe, a competição se acirrou – hoje, não importa se a empresa é grande ou pequena porque, uma vez no mundo globalizado, é um dos jogadores. E quem está no jogo tem que aprender a produzir mais, melhor e por menos.
É por tudo isso que o profissional precisa agregar á seu currículo talentos e habilidades especiais.
Ele precisa:
* Ter foco;
* Ser capaz de administrar bem o próprio tempo;
* Ser motivado;
* Desenvolver liderança;
* Estabelecer bons relacionamentos;
* Ter habilidade de negociação.
A seguir, você descobre por que cada um desses aspectos é importante e como transformá-los nas ferramentas capazes de torná-lo um profissional de eficiência máxima.
1-QUESTÃO DE FOCO: A eficiência está intimamente relacionada ao planejamento. E só é capaz de planejar quem tem foco, ou seja, quem tem em mente seu objetivo. Só quando se tem um objetivo claro é possível planejar o que fazer e identificar as prioridades.
Veja o que você deve trabalhar para ter mais foco em sua vida:
* Ter um projeto de vida e ter controle sobre ele.
* Planejar atividades e ações sempre com foco nesse objetivo maior.
* Desenvolver habilidades sociais, de comunicação e negociação e tolerar as opiniões diferentes
* Investir em auto-conhecimento, descobrir o que quer fazer e do que gosta de fazer.
2- GESTÃO DO TEMPO: Não existe mágica para administrar as 24 horas do dia, mas existem dicas que podem tornar mais fácil essa tarefa, essencial para tornar você mais eficiente.
Não existe mágica para ser eficaz na administração do tempo, mas dicas básicas, sim, existem.
Profissionais de diversas áreas recomendam ordem, senso de prioridade, determinação para fazer o que se deve e pontualidade.
O “urgente” são essas coisas que aparecem sem que você tenha planejado, mas ele sempre vem depois do importante. Agora, se uma tarefa for importante e urgente ao mesmo tempo, deve vir antes de tudo.
Quem acha que fazer as coisas com perfeição sempre – no sentido estrito da palavra – é sinal de profissionalismo, pode cair numa armadilha. O perfeccionismo é um grande ladrão do tempo, pois induz o profissional a ficar burilando detalhes muitas vezes insignificantes.
Inflexibilidade para lidar com imprevistos, interrupções desnecessárias, adiamentos e reuniões sem foco atrapalham a vida de qualquer pessoa.
O que a torna eficaz, além das melhores práticas, é o hábito. É preciso criar mecanismos próprios para não perder tempo e usá-los todos os dias, até que isso saia automaticamente.
3- MOTIVAÇÃO: Só cumpre o trabalho da melhor forma possível quem é motivado. Essa é uma qualidade essencial aos profissionais de hoje.
Esqueça aquela imagem das empresas levando palestrantes famosos para motivar a equipe ou levando a equipe para um encontro motivacional em algum hotel-fazenda. Os especialistas são unânimes em afirmar que motivação é algo de dentro para fora, intrínseco á pessoa. O ambiente externo pode atrapalhar a motivação, mais do que ajudá-la.
Quando sentir que estiver estagnado, desmotivado, pegue uma folha de papel e divida uma tabela em três colunas.
Na primeira coluna, enumere o que está desanimando, como um problema no trabalho ou a falta de dinheiro. Na segunda coluna, tente apontar as causas disso e, por fim, na terceira coluna, proponha soluções. É como se você tivesse quebrado o problema em pedacinhos.
Fica mais fácil de visualizar e, a partir disso, tomar as atitudes necessárias para resolver o problema.
4- RELAÇÃO TRANSPARENTE: Você precisa dos seus pares para ter o melhor resultado. Comece hoje a plantar semente dos relacionamentos bons e duradouros.
Relacionamento e transparência andam juntos nas empresas. Se a primeira for eficaz, o segundo flui com facilidade. Isso porque, na base do relacionamento, está á transmissão clara de valores, idéias, convicções, dúvidas e tudo o mais que povoa a cabeça das pessoas, tanto no ambiente pessoal quanto no corporativo. Ser transparente é fundamental.
As pessoas têm de saber qual a missão da empresa, por que elas estão lá, o que devem fazer e como devem fazer.
Relacionamentos transparentes são mais sólidos. Clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores sempre sabem o que esperar de seus interlocutores. Não há sustos nem falsas expectativas.
“Em comum, as pessoas eficientes têm constância, comprometimento, fidelidade e credibilidade”.
5- A LIDERANÇA NECESSÁRIA: O profissional que quer atingir sucesso, tem que se preparar para exercer a liderança eficiente.
No contexto corporativo, a presença de um líder é fundamental para alinhar os colaboradores ás metas da companhia. Isso já é comum na maioria das empresas. O que por vezes não se compreende é o que um líder faz exatamente.
Chefes de setor, diretores, gerentes, supervisores ou pessoas que dão ordens não são, necessariamente, líderes.
A virtude da liderança não advém do cargo, mas dos valores e habilidades profissionais demonstrados pelas pessoas. Alguém que pauta sua conduta na excelência profissional e em valores como honestidade, sinceridade e altruísmo, por exemplo, é um forte “candidato” a ganhar a adesão e o comprometimento voluntário dos que o cercam.
“Nem sempre o profissional que trabalha muitas horas, vai ter o resultado melhor. Eficiência tem a ver com a maneira como se faz as coisas”.
6- NEGOCIAÇÃO: Hoje, desenvolver essa habilidade é essencial para quem quer chegar ao topo.
Praticamente, não há profissional que, hoje em dia, não tenha que aplicar negociação no dia a dia do trabalho. Negocia com o comprador, com o cliente, com os funcionários, com o chefe, enfim.
Portanto, cada vez mais, a especialização dessa habilidade é fundamental, principalmente para quem quer cumprir seus objetivos com eficiência.
Abaixo, os cinco erros mais comuns que costumam emperrar os processos de negociação e algumas dicas sobre como aprimorar essa habilidade:
* Acreditar na argumentação pura e simplesmente: é normal considerar, durante um processo de negociação, que nossos argumentos são poderosos e imbatíveis. No entanto, não é a nós mesmos que nossos argumentos devem convencer, e sim ao nosso interlocutor tem pelo menos dois para rebatê-lo, que ele também acredita serem imbatíveis.
* Pressionar o interlocutor ou subestimá-lo: Neste caso, a questão é muito simples, pois se imagina que pressionando o interlocutor ele cederá, quando o efeito é exatamente o contrário: quanto mais pressionado, maior sua defesa, e, portanto, maior a dificuldade de se chegar a um acordo. Da mesma maneira, acredita-se que o interlocutor não tenha argumentos, resistência nem armas para nos pressionar.
* Não estar disposto a ceder, não formar o “nós”: Pode-se comentar este erro por meio da própria definição de negociação: processo pelo qual, as partes se deslocam de suas posições inicialmente divergentes a um ponto no qual possam alcançar um acordo. Se nós vamos ou queremos negociar, precisamos abrir mão de nossas posições para formar uma terceira, que não é a nossa nem a do nosso interlocutor, mas uma posição onde o acordo é confortável para os dois. Se não temos essa atitude, estamos fazendo tudo, menos negociando.
* Demonstrar triunfo ao final: Este parece um erro básico e infantil, no entanto ainda muito freqüente. Óbvio, ninguém gosta de saber que foi vencido ou que poderia ter saído do processo com mais algumas vantagens que não conseguiu. A reação do interlocutor a este comportamento pode ser a retomada do processo e, o que era para ser final, se transforma em um novo começo de discussão.
* Participar sozinho de negociações complexas: Mais pessoas ajudam no momento das negociações complexas; sempre nos sentimos mais fortes e apoiados na presença de outros. Isto algumas vezes também faz que nosso interlocutor nos veja de outra maneira. No entanto, a fase de preparação e de acertos entre os parceiros é fundamental. Cada um deve saber o que fazer, como e quando fazer.
Parceiros mal acertados podem significar fracassos na negociação.
“Quem tem foco no resultado e dispõe das melhores práticas para chegar até ele alcança a excelência”.
A EMPRESA EFICAZ
A máxima eficiência não depende somente das pessoas que trabalham na empresa. É claro que as pessoas são o recurso principal quando se fala nesse assunto,mas se a organização não cumprir o seu papel no processo, torna-se um entrave.
O ambiente interfere na medida em que a própria organização tem objetivos. Esses objetivos têm que estar claros para as pessoas que trabalham na companhia e os objetivos de cada funcionário têm que estar alinhados aos da empresa.
O primeiro passo, portanto, para tornar a empresa eficaz é implementar uma comunicação clara, objetiva, sem tropeços. Mural de informações, e-mail, jornal interno e intranet são algumas ferramentas capazes de permitir o fluxo de informações nas organizações, mas, para funcionar, a transparência tem que ser um valor dentro da empresa.
Além desse aspecto, as empresas mais eficientes, em geral, são:
* Menos burocráticas;
* Praticam a liderança colaborativa;
* Investem nos colaboradores;
* Oferecem suporte do tamanho do desafio que cobram das equipes.
“Um ponto importante quando o assunto é eficiência é o auto-conhecimento. O profissional precisa saber o que acha importante, o que valoriza”.
OS SABOTADORES DA EFICIÊNCIA
Professores, empresários e especialistas em comportamento humano têm opiniões comuns quando se trata de definir os “sabotadores” da eficiência. Eles podem ser divididos entre técnicos e humanos.
Confira:
TÉCNICOS:
* Falta de qualificação profissional
* Desempenhar mais atividades do que o tempo permite
* Falta de organização
* Perder tempo com questões periféricas
* Não estabelecer prioridades
* Falta de clareza na comunicação
* Não delegar tarefas
* Uma organização que não ofereça ferramentas necessárias para o trabalho
HUMANOS:
* Impaciência
* Não ouvir os demais
* Não reconhecer os próprios erros
* Preocupar-se demais – por vaidade – com o que os outros pensam de você
* Não respeitar as particularidades dos outros
* Não reservar tempo para a família, amigos e laser
* Aferrar-se a idéias e projetos circunstanciais, e não essenciais
* Ausência de valores fundamentais, como honestidade, sinceridade e lealdade
* Falta de coerência entre discurso e prática
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